初级会计电算化
第一章 会计电算化概述
一、会计电算化的基本含义
会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。
二、我国会计电算化发展历史沿革 1.模拟手工记账的探索起步阶段 2.与其他业务结合的推广发展阶段 3.引入会计专业判断的渗透融合阶段
4.与内控相结合建立ERP系统的集成管理阶段
三、会计电算化的软件发展的阶段 1.人工管理阶段
2.文件管理系统阶段 3.数据库系统阶段
四、会计电算化软件构成
1.按通用范围分：通用会计核算软件和专用会计核算软件 2.按硬件结构分：单用户会计核算软件和多用户（网络）会计核算软件
五、账务处理模块与主要核算模块间的关系
一个完整的会计核算软件可分解成若干子系统，子系统相互作用，相互信赖的关系主要表现为控制联系和数据传递联系两种。
会计软件子系统间的关系主要表现为数据传递关系。账务处理子系统在会计核算软件中处于“核心”地位。账务处理子系统与其他子系统之间的联系也主要表现为凭证数据的传递。
对于整个单位，通过账务处理模块可以获得全面完整的会计信息；对于每一个核算岗位，可以从账务处理模块获得主要的核算数据。
当总体考虑会计软件的子系统构成时，必须考虑子系统之间数据的共享利用，弄清各子系统之间的数据联系。
六、会计核算软件和手工会计核算的异同 （一） 相同点
1.两者目标一致
2.两者遵守共同的会计准则和会计制度 3.两者遵守共同的基本会计理论和会计方法 4.两者会计数据处理流程大体一致 （二） 不同点 1.会计核算工具不同 2.会计信息载体不同 3.记账规则不完全相同 4.账务处理流程存在差别 5.内部控制方式不同
6.会计机构及人员分工不同
七、电算化软件的概念
会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制
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的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能的模块的软件，如账务处理软件、固定资产核算软件、工资核算软件、长期股权投资核算软件、金融资产核算软件等，均可视为会计核算软件。
八、会计核算软件的功能模块
1.账务处理子系统（核心模块） 2.工资核算子系统
3.固定资产核算子系统 4.存货核算子系统
5.成本核算子系统 6.销售核算子系统
7.应收/应付账款核算子系统 8.报表子系统 9.财务分析子系统
第二章 会计电算化的工作环境
一、计算机的概念
计算机是一种能够按照程序运行，自动、高速处理海量数据的现代化智能电子设备。
二、计算机的种类
（一） 按计算机的信号处理方式分类 1.模拟计算机 2.数字计算机
3.数字模拟混合计算机
（二） 按计算机的规模分类
1.巨型机 2.大中型机 3.小型机 4.工作站
（三） 按计算机的用途分类 1.通用计算机 2.专用计算机
（四） 按会计电算化实际工作需要分类
5.微机（微型计算机）
1.微型计算机（个人机、PC机） 2.服务器 3.终端
三、计算机的主要性能指标 （一） 运算速度 1.CPU的主频 2.字长
3.指令系统的合理性 （二） 存储器的指标 1.存取速度 2.存储容量
（三） 输入/输出速度
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会计从业资格考试辅导 四、计算机的应用领域 （一） 科学计算 （二） 数据处理
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（三） 计算机辅助系统
1.计算机辅助设计（CAD）：进行工程或产品设计。
2.计算辅助制造（CAM）：利用计算机系统进行生产设备的管理、控制和操作的过程。将CAD与CAM技术集成，实现生产自动化、无人工厂或无人车间等。
3.计算机辅助教学（CAI）：利用计算机系统使用课件进行教学，其主要特色是交互教育、个别指导和因人施教。
（四） 过程控制：利用计算机控制机器和整个装配流水线，如数控生产线、数控机床等。 （五） 人工智能：机器人、疾病诊疗系统等。
（六） 计算机通信：网上会议、远程医疗、网上银行、电子商务、网络会计等。
五、计算硬件系统基本构成及其各部件的相关功能和指标
（一）输入设备：向计算机输入数据和信息的设备 键盘、鼠标、摄像头、扫描仪、光笔、手写输入板、游戏杆、语音输入装置等都属于输入设备。 （二）输出设备：用来输出计算处理结果的终端设备 显示器、打印机、绘图仪、投影仪等都属于输出设备。 （三）存储器
存储器是指计算机系统中具有记忆能力的部件，用来存放程序和数据，它的基本功能是在控制器的控制下按照指定的地址存入和取出各种信息。
存储器中最小的单元是字节（B），存储器中所有存储单元的总和称为这个存储器的存储容量。 描述存储器容量的单位按从小到大的顺序排列，分别有：B，KB，MB，GB，TB 1TB = 1024 GB 1GB = 1024 MB 1MB = 1024 KB 1KB = 1024 B 1TB = 1024 GB = 1024×1024 MB = 1024×1024×1024 KB = 1024×1024×1024×1024 B 例:P159 单选9 正确答案 C 1024
中央处理器加上内存就是通常所称的计算机主机。
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（四）运算器
运算器又称算术逻辑单元，基本功能为加、减、乘、除四则运算，与、或、非、异或等逻辑操作，以及移位、求补等操作。
计算机运行时，运算器的操作和操作种类由控制器决定。
运算器处理的数据来自存储器；处理后的结果数据通常送回存储器，或暂时寄存在运算器中。 运算器与控制器共同组成了CPU的核心部分。 （五）控制器
控制器是整个计算机的指挥中心，负责从存储器中取出指令，并对指令进行分析判断后产生一系列的控制信号，以控制计算机各部件自动连续地工作。
控制器负责控制计算机各部件协调工作，并使整个处理过程有条不紊地进行。
它的基本功能是从内存中取出指令和执行指令，即控制前程序计算器发出的指令地址从内存中取出该指令进行译码，然后根据该指令功能向有关部件发出控制命令，执行该指令。
另外，控制器在工作过程中，还要接收各部件反馈回来的信息。
人们通常把运算器、控制器做在同一个大规模集成电路板上，并称之为“中央处理器”，又称CPU。 六、计算机软件的基本含义及其分类
计算机软件是指在计算机硬件上运行的各种程序及相应的各种文档资料。软件与硬件一样，是计算机必不可少的组成部分，为计算机的运行和进行特定信息处理任务提供全过程的服务。 软件是用户与硬件之间的接口界面，用户主要通过软件与计算机进行交流。 计算机软件根据用途和性能，可分为系统软件和应用软件两大类。
七、计算机网络的基本概念和主要功能、分类
（一）计算机网络概念：就是利用通信设备和线路将地理位置不同的、功能独立的多个计算机系统互连起来，以功能完善的网络软件（即网络通信协议、信息交换方式、网络操作系统等）实现网络中资源共享和信息传递的系统。
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会计从业资格考试辅导 （二）计算机网络的功能
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1. 资源共享，包括硬件、软件与数据三部分资源的共享，实现资源共享是计算机网络的最主要功能。 2. 均衡负荷，相互协作。
3. 对分散对象实时集中控制与管理。
4. 综合信息服务功能。
5. 提高系统的可靠性和可用性。 （三）计算机网络的分类 1.按地理有效范围划分：局域网、广域网、城域网
2.按通信媒体划分：有线网、无线网 3.按使用范围划分：公用网、专用网
4.按网络配置划分：同类网（对等网）、单服务器网、混合网 5.按网络对数据的组建方式划分：分布式和集中式
八、互联网的概念、分类及其使用操作 （一）互联网的概念
国际互联网也称Internet，是广域网的一种，Internet的资源非常丰富，并以十分惊人的速度增长。Internet目前主要应用领域包括万维网、电子邮件、文件传输、远程登录、新闻组、电子公告板等。
Internet在我国的发展也非常迅速，当前我国已建立了多个同Internet相连接的主干 网，如中国计算机互联网、中国教育科研网、中国金桥信息网、中国科技网。
（二）互联网协议——TCP/IP协议
在网络上进行信息交换的计算机，必须有共同的语言才能相互理解，即必须遵守一定的标准，这个标准就是协议。目前Internet使用的是TCP/IP协议（传输控机制协议/互联网络协议），它规范了网络上的所有通信设备，尤其是一个主机与另一个主机之间的数据往来格式以及传送方式，TCP/IP是互联网的基础协议，也是一种电脑数据打包和寻址的标准方法。它要求网络上每台计算机具有自己唯一标志，这个标志就是IP地址。IP地址由4个0～255之间的数字组成。 （三）互联网的应用和实际操作
1. Web浏览：WWW是World Wide Web 的简称，也被称作3W，或“万维网”， WWW浏览是目前访问Internet信息的主要形式。
2. 电子邮件 3. 文件传输 4. 远程登录 5. 全球新闻组
6. 电子公告板 （四）网址
1. 通过IP地址访问 2. 通过域名访问
3. 通过网络文件地址访问 4. 通过收发电子邮件访问
九、计算机病毒知识及其安全防范
（一）计算机安全主要是指采取各种手段使计算机资源，包括计算机软硬件和输出材料数据等，免受毁损、替换、盗窃和丢失。 （二）影响计算机安全的主要因素 1. 系统故障风险 2. 内部人员道德风险 3. 系统关联方道德风险
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会计从业资格考试辅导 4. 社会道德风险
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5. 计算机病毒
（三）保障计算机安全的对策
计算机安全隐患主要集中在信息安全方面。随着互联网的迅猛发展，更进一步暴露了这种自由网络空间具有无中心、无管理、不可控、不可信等特征。
就目前而言，保障计算机安全的对策有如下几个方面： 1. 不断完善计算机安全立法
从目前已出台的法律、条例、规定分析，我国计算机安全立法任重道远，原因在于： （1） 缺乏系统性和权威性，尚未上升到法律的高度。
（2） 协调性和相通性不够，因为大多出自各部门，缺乏统筹规划。 （3） 有些法规制度过于原则或笼统，缺乏可操作性。 （4） 有些法规制度明显滞后。 2. 不断创新计算机安全技术
3. 不断加强计算机系统内部控制与管理
加强内控管理的三种途径：
一是建立基础管理制度，二是建立技术保障系统，三是加强对相关人员的教育和培训，牢固树立保障计算机安全的意识。
（四）计算机病毒的概念及传播途径
所谓计算机病毒，是指在计算机磁盘上“进行自我复制”的一段程序，这段程序能够传染其他程序并进行自我复制，对计算机系统进行各种干扰和破坏，与生物学中的病毒具有相似之处，这也正是这些程序被称为计算机病毒的原因。
总结目前出现的各种计算机病毒的共性，可以说计算机病毒就是通过某种途径传染并潜伏在计算机存储介质中，在某种特定的条件下被激活，对计算机系统进行干扰、破坏的一段程序或指令的集合。
中毒的途径十分普遍，包括：浏览网页、安装IE插件、下载文件、接收电子邮件、运行来历不明的软件等。
（五）计算机病毒的特点（共性） 1. 传染性 2. 寄生性 3. 破坏性
4. 隐蔽性 5. 潜伏性 （六）计算机病毒的结构及分类 1. 计算机病毒的结构
从宏观上划分，计算机病毒程序都具有三大功能模块：引导模块、传染模块、干扰破坏模块。 要说明的是：
并非所有计算机病毒都由这三大功能模块组成，有的病毒可能没有引导模块，如“维也纳”病毒；有的病毒可能没有破坏模块，如“巴基斯坦”病毒；而有的病毒在三个模块之间可能没有明显的界线。
2. 计算机病毒的分类
（1） 按其破坏的程度划分
● 良性病毒：如“小球”病毒
● 恶性病毒：如“黑色星期五”病毒 （2） 按其寄生式划分
● 操作系统型病毒，又叫引导区型病毒
● 外壳型病毒，又叫寄生型病毒。通常感染扩展名为EXE、DRV、COM、BIN、SYS的文件 ● 入侵型病毒 ● 混合型病毒
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会计从业资格考试辅导 ● 电子邮件病毒
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● 宏病毒，当Word、Excel文档的宏被启动时，病毒随即发作。 （七）防范计算机病毒的有效方法
最主要的方法是切断病毒的传播途径，不让其危害扩大和蔓延。 1. 管理方面
（1） 不用非原始启动软盘或其他介质引导机器 （2） 不随便使用外来软盘或其他介质 （3） 做好系统软件、应用软件的备份
（4） 计算机系统要专机专用，避免使用其他软件，如游戏软件等
（5） 接收网上传送的数据要先检查后使用 （6） 定期对计算机进行病毒检查
（7） 如发现有计算感染病毒，应立即将该台计算机从网上撤下，以防止病毒蔓延。 2. 技术方面
通常采用“防火墙”技术和“程序监控”手段。 （八）计算机病毒的检测及清除
根据经验，出现以下现象可能是计算机感染了病毒：
1. 屏幕上出现异常现象：莫名其妙的提示信息、特殊字符、闪亮的光斑、异常画面 2. 系统运行出现异常现象 3. 程序运行出现异常现象 4. 磁盘出现异常现象 5. 打印机出现异常现象
（九）计算机黑客及其防范
计算机黑客一般是指凭借自己掌握的技术知识，采用未经授权的非法手段进入他人系统的入侵者。 （一） 黑客常用手段
1. 获取口令
2. 电子邮件攻击 3. 特洛伊木马攻击 4. 诱入法
6. 拒绝访问 7. 逻辑炸弹 8. 缓存溢出
（二） 防范黑客的措施
5. 寻找系统漏洞
1. 通过制定相关法律加以约束；
2. 在网络中采用防火墙、防黑客软件等防黑产品； 3. 建立防黑客扫描和检测系统；
4. 在使用Windows操作系统时，及时打好系统补丁。
十、Windows XP与Word 2003和Excel 2003的基本操作在此不再赘述，考试时遇到相关考题可以直接点开考试电脑系统的对应程序进行比较与核实相关考题答案是否正确。
第三章 会计电算化基本要求
一、会计电算化法规制度
《会计法》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》、《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》
二、会计核算软件的基本要求
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根据《会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用及维护应当符合以下基本要求
1. 会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。
2. 会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。
3. 会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
4. 会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
5. 会计核算软件应当符合GB/T19581—2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
6. 会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
7. 会计核算软件应当具备在机内会计数据被破坏的情况下利用现有数据恢复到最近状态的功能。
8. 单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。 9. 会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
三、对初始数据输入的基本要求
1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。
2.输入需要在本期进行对账的未达账项。
3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。 4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。
5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。 6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定
四、对记账凭证输入的基本要求 会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。
五、对记账凭证输入的控制功能 1. 正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复。 2. 以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。
3. 正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡，或没有输入金额时，应予以提示并拒绝执行。
4. 正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行。
5. 正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。
6. 会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。 7. 对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。
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六、对屏幕查询的基本要求 1. 应当具有对机内会计数据进行查询的功能，能够准确有效查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。 2. 应当能够准确有效查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。 3. 应当能够查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。
4. 应当能够查询往来账款项目的结算情况。 5. 应当能够查询本期和以前各期的会计报表。
七、对打印输出的基本要求 1. 会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
2. 在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。
3. 在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。 4. 对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能。
八、对会计数据处理功能的基本要求 1. 应当具有根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。
2. 应当具有自动进行银行对账的功能, 根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助自动生成银行存款余额调节表。
3. 应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。
4. 结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。
5. 应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能，根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。
6. 应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改和删除。
九、对会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
（一）电算主管。电算化主管可由会计主管兼任，负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理工作经验。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。
（二）软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据的处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
（三）审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿和报表进行确认。该岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。 （四）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。该位岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，在大中型企业中，该岗位应由专职人员担任。维护员一般不进行会计数据的实际操作。
（五）电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，该岗位可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位。
（六）数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，该岗位也可由主管会计兼任。
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（七）会计档案保管。负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。
十、对中小企业实行会计电算化的岗位设置
可以一人可以兼任多个工作岗位。但是中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，严格执行不相容职务分离制度，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。小规模单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。
十一、计算机替代手工记账的任务和条件，包括计算机代替手工记账的任务、过程及条件 （一）一个大前提
计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行安全可靠；其次要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。 （二）三个基本条件：
1. 配有完备适用的会计核算软件，配有专门的或主要用于会计核算工作的软硬件系统。 2. 配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员。 3. 建立严格健全的内部管理制度。 （三）替代手工记账的过程 1.整理手工会计业务数据 2.确定业务处理基本原则 3.建立会计账户体系并确定编码 4.会计核算软件的初始化 5.计算机与手工并行 6.甩账
十二、对会计电算化档案管理的基本要求 1. 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
2. 会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。
3. 系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。
4. 会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。
5. 对会计电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
6. 对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。
第四章 会计核算软件的操作要求
一、电算化会计核算基本流程 1. 编制记账凭证： 2. 凭证审核 3. 记账
4. 结账和编制会计报表
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二、编制记账凭证、凭证审核、记账、结账和编制会计报表的基本流程。
1.进入用友通
打开用友通→输入操作员编号（例：001）→输入密码→选择账套→选择操作日期→确定。 2.填制凭证
点击总账系统→填制凭证→增加→修改凭证日期→输入附单据数→录入摘要、选择科目、输入金额→借贷平衡后→点增加做下一份凭证
注：可支持多借多贷、一借多贷、多借一贷 3.出纳签字
本月所有凭证录入完成后，点左上角文件重新注册→操作员改为出纳的操作员进入用友通→点击总账→凭证→出纳签字→选择月份→确定→确定→点菜单上的出纳→成批出纳签字→确定→退出 4.审核凭证
本月所有凭证录入完成后，点左上角文件重新注册→操作员改为有审核权限的操作员进入用友通→点总账→点凭证→点审核凭证→选择月份→确定→确定→点菜单上的审核→成批审核凭证→（提示完成凭证的审核）点确定→退出
5.记账
以记账权限的操作员（或账套主管）进入用友通→点总账系统→点记账→点全选→点下一步→点下一步→点记账（第一次记账时会提示期初试算平衡，点确定即可）→提示记账完毕后，点确定，完成记账工作
6.转账生成（结转收入支出到本年利润）
做结转损益的凭证之前，前面的凭证必须先审核、记账后，才能自动结转出凭证→点总账→点期末→点转账生成→选择期间损益结转→选择结转月份→选择类型（收入）→全选→点确定→出现凭证界面后→检查数据是否正确→保存→退出→做支出的结转
注：转账生成的凭证也需要签字、审核、记账，按上面流程操作即可
7.完成本月总账工作后，需要做月末结账
进入用友通→点总账系统→点月末结账→下一步→对账→（出现每月工作报告）下一步→结账。 8.财务报表日常操作 （1）初始报表
进入用友通→点财务会计→点UFO报表→点新建→点格式→点报表模板→选择单位所在的行业→选择财务报表（例如：资产负债表）→点确定→提示“模板格式将覆盖本表格式，是否继续” →点确定→点左下角红色“格式” →点菜单上数据→关键字→录入→在对话框中输入“单位名称、年、月、日”（例如： XXX有限公司、2010年1月31日）→点确定→提示“是否重算第1页” →点“是” →待数据出现后检查数据是否正确及借贷是否平衡。（其他报表操作相同） （2）日常报表处理
进入用友通→点财务会计→点UFO报表→点文件→打开→在查找范围中打开报表（例：资产负债表）→点菜单上的编辑→点追加→输入需追页数，默认为1页→点确定→在左下方选择新增加的表页→点菜单上的数据→点关键字→点录入→输入该页所计算的月份（例2010-02-28）点确定→提示“是否重算第几页”时→点“是” →待左下方提示计算完毕后→检查报表中数据是否正确→保存（其余报表操作相同） （3）公式设置
在报表中选中需要设置公式的单元格→点fx（或按键盘上=）→点函数向导→选择用友账务函数→点下一步→选择函数名称（例：若取期初数选择QC）→点下一步→点参照→选择账套号、会计年度（账套号、会计年度可不选）→选择相对应的会计科目→选择期间（例：若取期初数一定选择“全年”，其他函数选“月”或“季”）→选择含未记账凭证→确定→确定→确定即可完成公式设置
三、系统初始化的主要内容和操作。
（一）设置操作员
双击系统管理→点系统→点注册→用户名为admin→确定→权限→操作员→增加→输入编码、
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姓名、口令等→点增加做下一个操作员。
（二）建立账套
系统管理→系统→注册→用户名为admin→确定→账套→建立→输入账套号（001~999）→输入账套名称→选择会计启用期→点下一步→输入单位名称、单位简称等资料→下一步→选择行业性质（新会计制度或2010年新会计制度）→选择账套主管→下一步→选择存货、客户、供应商是否分类打“√”（若有外币把外币核算打“√”）→完成→“可以创建账套了么？”→是 （三）建完账套后直接启用
在保存完数据精度后提示“是否立即进行启用设置”→是→在系统启用界面点击选择GL总账前面的□→选择启用日期（可选择任意年度与月份，但启用日期为通常为启用月的1日）→确定→“确实要启用当前系统吗？”→是→完成系统启用→退出→完成建立账套的所有工作。 （四）设置操作员权限
1.普通操作员权限设置
系统管理→系统→注册→用户名为admin→确定→权限→权限→右上角选择账套→左边选择操作员→点增加→在明细权限选择对话框中选择对应的权限即可→设置完成后点确定→以相同方式设置其他操作员的权限→所有操作员权限设置完成后退出 2.账套主管权限设置
系统管理→系统→注册→操作员为admin→确定→权限→权限→右上角选择账套→左边选择操作员→点右上方的账套主管选项→提示“设置用户：XXX账套主管权限吗？”点“是”→退出即可 注：账套主管拥有该账套所有权限 （五）期初余额录入
总账→设置→期初余额→根据系统启用月之前所有明细科目的余额录入一一对应录入→录完后点试算→结果平衡后点对账→对账正确后退出 注：
1.若某些科目有设置辅助核算，录入数据时，须双击该科目进入再根据各辅助项录入对应数据。 2.若系统启用期为年初（例：2010年1月），此时的期初余额为2006年12月底余额。 3.若系统启用期为年中（例：2010年9月），此时的期初余额为2010年8月底余额，须将2010年1月--8月的累计借方、累计贷方录入，而年初余额则根据录入的期初、借方、贷方自动反算。 （六）机构设置 1.部门档案设置
基础设置→机构设置→部门档案→增加→输入部门编码、名称等资料→保存→做下一个部门资料→所有做完后退出 2.职员档案设置
基础设置→机构设置→职员档案→增加→输入职员编码、名称→选择所属部门等资料→保存→做下一个职员档案→所有做完后退出 （七）往来单位 1.客户分类
基础设置→往来单位→客户分类→增加→输入类别编码、类别名称→保存做下一个分类 注：类别编码按编码规则编制，类别名称根据实际去分。 2.客户档案
基础设置→往来单位→客户档案→选中客户分类→点增加→输入客户编码、客户名称、客户简称→保存做下一条客户档案
3.供应商分类
基础设置→往来单位→供应商分类→增加→输入类别编码、类别名称→保存做下一个分类 4.供应商档案
基础设置→往来单位→供应商档案→选中客户分类→点增加→输入供应商编码、供应商名称、供应商简称→保存做下一条供应商档案 （八）财务相关设置 1.会计科目设置
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会计从业资格考试辅导
初级会计电算化
A.基础设置→财务→会计科目→选中需要增加明细科目的一级科目→点增加→输入科目编码、科目中文名称→确定→增加下一个明细科目→根据单位行业实际运用的科目设置
B.所有科目设置完成后→点编辑→指定科目→将待选科目双击选到已选取科目中（现金与银行存款）→确定
2.凭证类别设置
基础设置→财务→凭证类别→选择分类方式（通常选择“记账凭证”）→确定→退出 3.项目目录设置 A.设置项目大类
基础设置→财务→项目目录→增加→输入新项目大类名称→下一步→将项目级次定义为
2-2-2-2 →下一步→完成 B.设置项目分类
点项目分类定义→选择新增加的项目→输入分类编码、分类名称→确定→做下一个分类 C.设置项目目录
点项目目录→维护→增加→输入项目编码→项目名称→选择所属分类码→点增加做下一个目录 4.外币种类
基础设置→财务→外币种类→左下角录入币符、币种→选择折算方式→选择固定汇率或浮动汇率→录入汇率→点增加 （九）收付结算
1.结算方式
基础设置→收付结算→结算方式→增加→根据编码规则输入结算方式编码→输入结算方式名称→保存→做下一个结算方式
2.付款条件
基础设置→收付结算→付款条件→增加→输入付款条件编码→录入信用天数、优惠天数1.优惠率1等条件→保存→做下一个付款条件 3.开户银行
基础设置→收付结算→开户银行→增加→录入开户银行编码、开户银行名称、银行账号→保存→做下一银行
四、应收应付模块的初始设置及业务日常处理
（一）初始设置在初始化模块当中已进行详细的讲述，在此不再赘述。
（二）销售日常业务处理 1.销售订单
销售---销售订单---增加---修改订单日期---选择销售类型、客户、部门等条件---选择存货---输入数量、单价---保存---审核做下一张订单
2.发货单
销售---发货单---增加---显示---选择需要生成发货单的订单---确认---录入发货日期---录入仓库---录入实际发货数量---保存---审核做下一张发货单 注：发货单也可以在销售订单直接流转生成 3.销售发票
销售---销售发票---增加----选单---选择发货单---显示---选择需要生成发票的发货单---确认---录入仓库---保存---点复核---做下一份销售发票（此销售发票也可以在做完发货单时，点工具栏中的流转，生成普通发票或生成专用发票） 4.收款结算 销售管理---选择收款的客户---点增加---选择日期、结算方式、结算科目、结算金额、票据号、部门、摘要等---点保存---点核销---点自动---点保存---做下一份收款结算单 5.应收单
销售---客户往来---应收单---确定----增加---修改单据日期---选择客户---录入金额---录入摘要---保存---审核
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会计从业资格考试辅导 6.月末结账
初级会计电算化
销售管理---月末结账---选中待结账月份---点结账 （三）采购日常业务处理
1.采购订单
采购管理---采购订单---点增加---修改日期---选择供应商、部门等---在表体中双击选择订单的存货---录入采购数量---单价（若在存货档案中有做入单价，系统则会自动带出单价）---保存---审核---做下一份订单 2.采购入库单
采购管理---采购入库单---点增加---修改日期---选择入库仓库---点选单（选择采购订单）---输入日期---点过滤---选择需要生成采购入库单的单据---确定---点保存---做下一份采购入库单（此采购入库单也可以在做完采购订单后，点工具栏中的流转，直接生成采购入库单）
3.采购发票
采购管理---采购发票---点增加---选择发票类型---点选单（根据采购入库单生成发票）---输入日期---点过滤---选择需要生成采购发票的单据---确定---点保存---点复核---做下一份采购发票（此采购发票也可以在做完采购入库单时，点工具栏中的流转，生成普通发票或生成专用发票） 4.付款结算
采购管理---选择付款的供应商---点增加---选择日期、结算方式、结算科目、结算金额、票据号、部门、摘要等---点保存---点核销---点自动---点保存---做下一份付款结算单
5.采购结算
采购---采购结算---自动结算---选择起始日期、截止日期---选择供应商等条件---选择结算模式---确认
7.月末结账
采购管理---月末结账---选中待结账月份---点结账
五、工资核算模块的初始设置及业务日常处理
（一）系统初始化 1.启用工资系统
点开始---程序---用友通系列管理软件---用友通---系统管理---输入用户名（账套主管）、密码---选择“WA工资管理”---修改操作日期---确定 2.启用工资账套
⑴ 点工资管理---选择本账套处理的工资类别个数---选择币种---下一步---确定是否代扣税---下一步---确定是否扣零处理---下一步---确定人员编号长度---完成
⑵ 建立工资类别---新建工资类别---录入名称---下一步---选择该工资类别所辖部门---确定 （二）基础设置
1.人员附加信息设置
工资---设置---人员附加信息设置---增加---在参照中选择所需要信息即可（也可以不参照直接在增加栏中输入附加信息） 2.人员类别设置
工资---设置---人员类别设置---增加---输入人员类别名称（例：总经理、经理、主管等等） 3.工资项目及公式设置 ①公共工资项目设置
工资---设置---工资项目设置---增加---选择工资预置项目或输入工资项目名称---选择类型、数字长度、小数位、工资增减项等---点增加做一下项目---确定---确定
②工资类别中工资项目设置
工资---工资类别---打开工资类别---选择需要设置工资项目的类别---确定---工资---设置---工资项目设置---增加---在参照中选择相应的项目---所有项目增加后将增项与减项排序---确定
③工资计算公式设置
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会计从业资格考试辅导 A.一般公式设置
初级会计电算化
点工资---设置---工资项目设置---公式设置---系统自动设置应发合计、扣款合计计算公式---点公式确认---确认即可完成
B.其他公式设置
点工资---设置---工资项目设置---公式设置---点增加---点黑色小三角选择工资项目---点公式定义区---录入该工资项目的计算公式---点公式确定---确定即可完成 4.银行名称设置
工资---设置---银行名称设置---增加---输入银行名称---设置账号长度（15位或18位） 5.部门设置
工资---设置---部门选择设置---选择当前工资类别所核算的部门前的“□”打“√”---确定即可完成设置
6.权限设置
工资---设置---权限设置---右上角选择工资类别---修改---选择部门管理权限---选择项目管理权限---保存做下一个工资类别的权限设置
7.设置人员档案
工资---设置---人员档案---增加---录入人员编码、人员姓名、选择所在部门、人员类别、进入日期、银行名称、银行账号、人员附加信息---点确认做下一个人员档案 （三）日常业务处理
1.数据输入及调整
工资变动---显示所有人员所有工资项目---点工资项目直接录入数据或点编辑---按页面提示录入数据---确定录下一个---所有录完后执行重新计算---汇总---退出
2.代扣个人所得税
点扣缴个人所得税---确定---选择对应工资项目（应发合计、实发合计或计税基数）---系统将根据选择的工资项目自动进行计算对应所得税 3.工资分摊
工资分摊---工资分摊设置---增加---在分摊计提比例设置下录入计提类型名称、计提比率---下一步---选择部门、人员类别、借贷方科目---完成---返回 4.月末处理
月末处理---选择处理月份---确定---提示“本月处理之后工资将不允许变动，继续月末处理吗？”---是---选择清零项目---结账完毕
六、固定资产模块的初始设置及业务日常处理 （一）系统初始化系统启用 1.启用固定资产系统
点开始---程序---用友通系列管理软件---用友通---系统管理---输入用户名（账套主管）、密码---选择“□FA固定资产”---修改操作日期---确定
2.启用固定资产账套
固定资产---是---选择“我同意”---下一步---选择启用月份---下一步---选择主要折旧方法、折旧周期---设置类别编码方式、固定资产类别编码方式、设置序号长度---下一步---选择对账科目---下一步---完成---是---确定 （二）基础设置
1.部门档案
固定资产---设置---部门档案---增加---输入部门编码、名称等资料---保存---做下一个部门资料---所有做完后退出
注：该部门档案与总账中所设置的部门共用 2.部门对应折旧科目
固定资产---设置---部门对应折旧科目---选择部门---点修改---选择折旧科目---点保存 3.资产类别
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会计从业资格考试辅导 个类别
4.增减方式
初级会计电算化
固定资产---设置---资产类别---增加---输入类别名称、使用年限、净残值率等---保存做下一
固定资产---设置---增减方式---选择增加或减少---增加---输入增加方式名称或减少方式名称---保存
5.使用状况
固定资产---设置---使用状况---选择目录表---增加---输入使用状况名称、选择是否计提折旧---保存
6.折旧方法
固定资产---设置---折旧方法---增加---输入名称---设置月折旧率公式、月折旧额公式---确定
（三）日常业务处理 1.原始卡片录入
固定资产---原始卡片录入---选择资产类别---选择按编码查询---点确定---输入该固定资产的名称、类别、规格型号、使用部门、增加方式、存放地点、使用状况、开始使用日期、原值、累计折旧、数量等---点保存做下一份原始卡片
2.新增固定资产
固定资产---点资产增加---选择资产类别---选择按编码查询---点确定---输入该固定资产的名称、类别、规格型号、使用部门、增加方式、存放地点、使用状况、开始使用日期、原值、数量等---点保存做下一份新增资产卡片 3.固定资产减少时
固定资产---点资产减少----选择需要减少的资产编号---选择减少方式---输入清理收入、清理费用、清理原因----点增加---点确定
4.若需要变动固定资产的原值、部门、使用状况、累计折旧等数据时
固定资产---点卡片---点变动单---选择需变动的内容---按变动该单内的程序操作即可 5.计提本月折旧
固定资产---点处理---点计提本月折旧---提示是否查看本月折旧清单---“是”---提示“„„是否继续？”---点“是”---查看清单后---点退出即可
6.做完计提折旧工作后，需要将本月折旧、新增资产或资产减少记录生成凭证
固定资产---点处理---点批量制单---在制单选择中，在“选择”列双击（或点工具栏中的全选）需要生成凭证的记录---点制单设置---输入科目---点制单---出现凭证---选择凭证类别（记账凭证）---录入凭证摘要---保存退出即可 （在凭证列表中，可查询所有固定资产模块所生成的所有凭证，可修改、删除） 7.月末结账
固定资产---点处理---点月末结账---开始结账---点确定---确定---确定即可完成月 末结账
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